Сезонността не е оправдание: туристическата агенция извън сезона

Накратко: Сезонността в туризма е факт, но не е присъда. През януари 2025 г. българите са направили три пъти по-малко пътувания с цел почивка в чужбина, отколкото през юли. Служебните пътувания обаче почти не се променят. Агенцията, която използва ноември-март за екип, процеси, ранни записвания и корпоративни клиенти, влиза в лятото по-силна.

Ноември е. Телефонът в офиса мълчи. Последните клиенти се върнаха от Турция преди месец, а следващият сериозен човек ще влезе за ранно записване чак след Нова година.

Някой в офиса казва: „Такава е индустрията.“ Всички кимат. И следващите четири месеца минават в чакане.

Това изречение е старо колкото бранша. Но зимата не е еднаква за всички агенции: при едни е мъртва, при други - просто различна. Разликата рядко е в късмета. Обикновено е в това какво се прави, докато телефонът мълчи.

Тази статия е мнение. Не обещавам, че зимата ще стане като август. Казвам, че „такава е индустрията“ е удобно обяснение, което спира да мислите.

Колко голяма е сезонността всъщност?

По-голяма, отколкото при повечето бизнеси, но не толкова, колкото си мислим. Числата на НСИ показват, че спадът е най-вече в почивките. Служебните пътувания стоят почти на едно ниво.

Ето пътуванията на български граждани в чужбина за два месеца от 2025 г., по данни на НСИ:

Две неща от таблицата ми се струват важни.

Първо, януари не е нула. Шестстотин хиляди пътувания в чужбина за един месец не са мъртъв пазар. Почти 164 000 от тях са почивки и екскурзии. Някой ги е продал.

Второ, служебните пътувания почти не познават сезон. Разликата между януари и юли е около 7%. Ако агенцията ви живее само от летни почивки, сезонността я удря с пълна сила. Ако има и корпоративни клиенти, ударът е по-малък.

Тези данни са само за пътувания в чужбина и не казват колко от тях минават през агенция. Но показват къде е търсенето, когато морето е затворено.

Защо „такава е индустрията“ е оправдание

Защото смесва две неща: търсенето, което не контролирате, и работата, която контролирате.

Търсенето наистина пада. Но в една типична малка агенция през юли няма време за нищо, освен за продажби и проблеми. Никой не преглежда шаблоните на договорите. Никой не учи новия колега. Никой не пише бюлетин. Всичко това се отлага „за зимата“.

После идва зимата и се оказва, че няма кой да го направи, защото „няма работа“. А работата е точно тази.

Мисля, че мъртвият сезон е единственото време в годината, в което агенцията може да работи върху бизнеса си, а не само в него. Който го пропилее, влиза в следващото лято със същите проблеми като в предишното.

Какво да правите с екипа?

Да го учите. Зимата е времето, в което всеки може да научи нещо, за което през лятото няма и час.

Няколко неща, които си струва да планирате:

• Продуктово обучение. Нова дестинация, нов туроператор, нов вид продукт. Ако туроператорите, с които работите, правят презентации и фам трипове извън сезона, използвайте ги. Колега, който е бил на мястото, продава различно.
• Системите. Ако използвате софтуер за резервации или CRM, повечето колеги вероятно ползват малка част от него. Един следобед с ясни задачи струва повече от пет имейла с „виж как става“.
• Застъпване. Кой поема резервациите на колегата, когато е болен през юли? Ако отговорът е „никой“, зимата е времето това да се промени.

Не мога да ви дам формула колко часа обучение са „достатъчно“. Мога да ви кажа, че колега, който влиза в сезона с нещо ново наум, продава по-уверено.

Какво да подредите в процесите?

Всичко, което през лятото ви е коствало нерви. Направете списък още сега, докато го помните.

Типичните кандидати:

• Шаблоните. Договори, оферти, информация за пътуващите, писма след връщане. Проверете дали отговарят на сегашния закон и на сегашните ви туроператори.
• Пътят на една резервация. От запитването до връщането на клиента. Къде се губи информация? Къде някой преписва едно и също на две места?
• Данните за клиентите. Кой с кого е пътувал, кога, къде, на каква цена. Ако тези данни са в Excel, в имейли и в нечия глава, зимата е времето да ги съберете на едно място. Без тях следващата стъпка - кампаниите - е стрелба на сляпо.
• Цифрите. Кои продукти носиха маржа, кои само оборота? Кой туроператор плаща комисионите навреме?

Как да подготвите маркетинга и ранните записвания?

Като използвате клиентите, които вече имате. Ранните записвания за лятото започват още през зимата, а най-лесно се продава на човек, който вече е пътувал с вас.

Тук зимата е предимство, не пречка. Имате време да:

• Сегментирате базата. Семейства с деца, двойки, групи приятели, хора, които пътуват извън сезона. Едно и също писмо до всички работи по-зле от три различни.
• Подготвите кампаниите отрано. Текстове, снимки, списъци - докато още не са излезли всички каталози. Когато туроператорите пуснат ранните цени, вие само натискате „изпрати“.
• Пишете. Бюлетин, статии за дестинациите, публикации. Съдържанието, което напишете през ноември, работи за вас през март.

Едно напомняне: на стари клиенти можете да пишете за сходни собствени услуги без отделно съгласие, ако сте им дали възможност да откажат при покупката и я давате във всеки имейл (чл. 261, ал. 2 от Закона за електронните съобщения). Повече за това има в статията ни за GDPR.

Кои продукти продават през зимата?

Тези, при които сезонът е обратен или няма сезон. Почти всяка агенция може да добави поне един от тях, без да сменя профила си.

• Ски и зимни почивки - в България и в чужбина.
• Градски почивки и уикенд пътувания - Коледа, Нова година, пазарите през декември, празниците през пролетта.
• Екскурзии - автобусни и самолетни, с водач, за хора, които не търсят плаж.
• Екзотика - дестинации, където зимата е сезонът.
• Корпоративни клиенти и MICE - командировки, конференции, фирмени партита, инсентив пътувания.

Последното заслужава отделно внимание. От таблицата по-горе се вижда, че служебните пътувания са стабилни през цялата година. Фирмата, на която уреждате командировките, пътува и през февруари. Един-двама редовни корпоративни клиенти няма да заменят лятото, но могат да покрият част от разходите, докато го чакате.

Корпоративната работа е различна. Иска бърза реакция, фактури по правилата на фирмата, понякога отложено плащане. Не е за всяка агенция. Но ако имате клиенти собственици на фирми, един разговор с тях през ноември не струва нищо.

Как да разширите услугите - и къде да внимавате?

С услуги, които са близо до основната ви работа: визи, застраховки, групови пътувания, ученически екскурзии. Всяка от тях обаче има собствени правила, и тук импровизацията е опасна.

Тази част не е правна консултация. За конкретния си случай попитайте юрист или съответната институция.

Честа грешка има при групите. Агент, който сам комбинира хотел, транспорт и екскурзия и ги продава на обща цена, вече прави туристически пакет. За това трябва регистрация като туроператор и застраховка „Отговорност на туроператора“ (чл. 97 от Закона за туризма). Писахме подробно за това в статията за застраховката на туроператора.

При ученическите пътувания не изброявам изискванията тук, защото не съм ги проверил докрай в първоизточник. Те засягат деца, и това е причината да питате преди да продадете, не след това.

Чеклист: ноември до март

1. Списък на летните проблеми - докато ги помните.
2. Обучение - по едно ново нещо за всеки колега: продукт, дестинация или система.
3. Застъпване - кой поема чия работа през лятото.
4. Шаблони - договори, оферти, писма. Сверени със закона и с туроператорите.
5. Данните на клиентите на едно място - не в Viber, лични имейли и Excel.
6. Сегменти - поне три групи клиенти с различни послания.
7. Кампания за ранни записвания - готова преди каталозите.
8. Поне един зимен продукт - ски, градски почивки, екскурзии или екзотика.
9. Разговор с поне един корпоративен клиент.
10. Проверка на правилата, преди да добавите визи, застраховки, групи или ученици.
11. Цифрите от сезона - кое носи марж, кое само оборот.

Често задавани въпроси

Кой е най-слабият период за туристическа агенция?

За повечето агенции, които продават летни почивки - от ноември до февруари. По данни на НСИ пътуванията на българи в чужбина с цел почивка през януари 2025 г. са около три пъти по-малко от тези през юли.

Какво да прави туристическа агенция извън сезона?

Да работи върху бизнеса: обучение на екипа, подреждане на процесите и данните, подготовка на кампании за ранни записвания. И да добави продукти, които продават през зимата.

Струва ли си малка агенция да търси корпоративни клиенти?

Ако има подходящи контакти - да. Служебните пътувания се променят малко през годината и дават постоянен поток. Иска се бърза реакция и подредено фактуриране.

Може ли туристически агент сам да организира групова екскурзия?

Ако сам комбинира услуги в пакет на обща цена, той действа като туроператор. За това е нужна регистрация като туроператор и застраховка по чл. 97 от Закона за туризма.

Кога да започне кампанията за ранни записвания?

Подготовката - през ноември и декември. Изпращането - когато туроператорите обявят ранните цени. Най-добре реагират клиентите, които вече са пътували с вас.

Първата стъпка

Не започвайте с нов продукт. Започнете с лист хартия. Запишете трите неща, които през лятото ви взеха най-много нерви. После решете кое от тях ще оправите до Нова година.

Втората стъпка е списъкът на клиентите. Ако не можете за пет минути да видите кой е пътувал с вас през последните две години и къде, това е първата ви зимна задача.

Тук мога да помогна. tibs ERP е облачна система за агенции и туроператори: резервации, CRM, фактуриране, документи и маркетинг на едно място, със сървъри в ЕС. Плановете за агенции започват от 9 € на месец без ДДС (Agent Lite), а Agent PRO е 39 €. А tibs DNA ви дава ежедневно синхронизирани оферти от 9 доставчика - над 11 000 оферти, хотели и круизи. Ако искате да видите как изглежда това, пишете ми.

Сезонността ще я има и догодина. Въпросът е с какво ще я посрещнете.

Източници

• НСИ, „Пътувания на български граждани в чужбина и посещения на чужди граждани в България през януари 2025 година“, табл. 1 - https://www.nsi.bg/file/26788/Tourism2025-01_KND8DR1.pdf
• НСИ, „Пътувания на български граждани в чужбина и посещения на чужди граждани в България през юли 2025 година“, табл. 1 - https://www.nsi.bg/file/30932/Tourism2025-07_OE8T2IQ.pdf
• Закон за туризма, чл. 97 - https://lex.bg/laws/ldoc/2135845281
• Закон за електронните съобщения, чл. 261 - https://lex.bg/laws/ldoc/2135553187
• Кодекс за застраховането - lex.bg
• Комисия за финансов надзор, регистър на застрахователните посредници - fsc.bg